Ange kanal, adress och mottagare
Bestäm om viktiga meddelanden får skickas med e-post, rekommenderat brev eller genom ett avtalsverktyg. Ange funktionsadress i stället för en enskild medarbetare när det är lämpligt. Reglera också hur adressändringar ska meddelas. Avtalslagen innehåller regler om vissa meddelanden som avsänts på ändamålsenligt sätt, men avtalet och den aktuella regeln måste bedömas konkret.
Skilj skickat från mottaget
Klausulen bör ange när ett meddelande anses ha kommit fram. En automatisk regel om mottagande samma dag kan bli orimlig vid helger, felmeddelanden eller ändrad adress. För e-post kan leveranskvitto, svar och serverlogg få betydelse, men inget enskilt bevis är alltid avgörande.
- Använd tydlig ämnesrad och avtalsreferens.
- Skicka tidskritiska besked i mer än en kanal om avtalet tillåter det.
- Spara originalmeddelande, bilagor och tekniska kvittenser.
- Följ upp om mottagandet är oklart.
Formulera själva beskedet tydligt
Rätt kanal hjälper inte om innehållet är tvetydigt. En uppsägning bör ange vilket avtal som sägs upp och önskat slutdatum. En reklamation bör beskriva felet och det krav som framställs. Läs vidare om uppsägningsklausuler och hur du reklamerar rätt.
Bygg en intern rutin
Registrera avtalsadresser och tidsfrister centralt. Se till att frånvaro och personalbyten inte lämnar en funktionsbrevlåda obevakad. Vid stora värden bör ett tidskritiskt meddelande granskas juridiskt innan det skickas.
Allmän information, inte individuell juridisk rådgivning. Regler och bedömningar kan variera med avtalstyp, parter och omständigheter. Kontrollera alltid länkad lagtext i aktuell lydelse.